Doordat de huidige secretaris Ineke Bozelie veel andere taken heeft als penningmeester, zijn we per direct op zoek naar een nieuwe (kandidaat-)secretaris voor Groenlink Noord-Holland. De afdelingssecretaris is de spin in het web van onze vrijwilligersorganisatie. Je zorgt voor een goede voorbereiding, en follow-up van bestuurs- en ledenvergaderingen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor veel leden en externen.

Het bestuur

Het afdelingsbestuur organiseert de provinciale ledenvergaderingen en andere activiteiten voor de leden in Noord-Holland. Het bestuur overlegt geregeld met de Statenfractie en met GroenLinks landelijk. De bestuursleden houden zich verder onder meer bezig met politiek personeels- en vrijwilligersbeleid, het coördineren van de permanente campagne en het ondersteunen van lokale afdelingen. Het bestuur wordt daarin bijgestaan door de bestuursmedewerker. In de aanloop naar de Statenverkiezingen in 2019 is er uiteraard extra veel te doen rond kandidaatstelling, verkiezingsprogramma en -campagne.Voor het afdelingsbestuur als geheel streven we naar een goede regionale spreiding over de provincie en een divers samengesteld team.

Taken en verantwoordelijkheden secretaris

  • Samen met de andere bestuursleden ontwikkelt en bewaakt de secretaris het beleid van de afdeling.
  • De secretaris zorgt voor de voorbereiding en verslaglegging van de volgende vergaderingen:

    - bestuursvergaderingen (ongeveer tweemaandelijks op een doordeweekse avond of een zaterdag);

    - provinciale ledenvergaderingen (tenminste twee keer per jaar op een zaterdag(middag)).
  • De secretaris is verantwoordelijk voor de provinciale ledenadministratie, waarvoor gebruik wordt gemaakt van de landelijke ledenadministratie, en voor mailings aan leden, zoals uitnodigingen voor ledenvergaderingen.
  • De secretaris waakt over procedures en regels en houdt benoemingstermijnen en andere verenigingszaken in het oog.
  • Eventuele overige taken in overleg te verdelen binnen het bestuur. Denk bijvoorbeeld aan het contactpersoon zijn voor lokale afdelingen in een bepaalde regio of aan het mee-organiseren van activiteiten.

Competenties

  • Je kunt goed organiseren, plannen en overzicht houden;
  • Je bent oplossingsgericht en neemt verantwoordelijkheid;
  • Je bent communicatief sterk en politiek-sensitief;
  • Je werkt nauwkeurig en kunt goed omgaan met persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie;
  • Ervaring met besturen en/of notuleren is een pre.

Je bent gedreven om je bestuurlijke competenties te blijven ontwikkelen. We zorgen voor een goed inwerktraject. Het Landelijk Bureau biedt ook diverse trainingen en workshops aan.

 

Tijdsbesteding

  • De tijdsbesteding voor de secretaristaken op zich is gemiddeld 2 tot 4 uur per week. Overige tijdsbesteding hangt ervan af welke taken je eventueel nog meer op je wilt nemen.
  • Je bent goed bereikbaar en flexibel beschikbaar.

Het betreft een onbezoldigde functie. Reis- en onkosten worden wel vergoed.

Procedure

Belangstellenden hebben eerst een gesprek met enkele bestuursleden. Het bestuur besluit vervolgens wie wordt toegelaten als kandidaat-secretaris. De benoeming van de nieuwe afdelingssecretaris is gepland voor de ledenvergadering op 24 november 2018. De benoemingstermijn is twee jaar, waarna herbenoeming voor een nieuwe termijn mogelijk is.

Heb je belangstelling voor de functie van afdelingssecretaris? Stuur dan een korte motivatie met cv naar groenlinks@noord-holland.nl Dit kan tot uiterlijk 30 juni 2018. Voor vragen over de inhoud van de functie of over de procedure kun je contact opnemen met onze voorzitter Wouter Hakhoff via datzelfde e-mailadres.

Heb je geen belangstelling voor het deze functie maar wil je misschien wel iets anders doen voor GroenLinks Noord-Holland als algemeen bestuurslid of vrijwilliger? Ook dan horen we dat graag via groenlinks@noord-holland.nl We nodigen je dan graag uit voor een kennismakingsgesprek.